안녕하세요. 리오랩 TECH팀 리드 Max입니다.
TECH팀은 회사 전반의 효율적인 업무를 위해 리오랩 내에서 개발, 전산, 시설 운영지원 및 관리 등의 광범위에 걸쳐 기술적인 지원을 제공하는 다목적 조직입니다.
여러분들은 업무를 어떻게 관리하고 계신가요? 개인적인 성향에 따라 일하는 방식도 다릅니다.
계획적으로! 순서대로! VS 손이 먼저 가는 일부터~
어느쪽이 옳다 할순 없지요. 하지만 지금 소개드릴건 두쪽 성향 다 만족 시킬 수 있을 획기적인 것입니다.
정직한 명칭
WBS = Work Breakdown Structure
WBS는 단어 그대로 업무를 쪼개낸 구조를 시각화하여 업무를 관리하는 방법을 말합니다.
이번 시리즈에서는 WBS 개념과 이를 저희가 도입하게 된 경험을 2편으로 나누어 여러분과 공유하고자 합니다.
왜 쪼개요?
그냥 목표 하나만을 보고 가기에는 너무도 힘듭니다. 기간이 길어지면 뭘 해야할지 까먹고 헤매기 일쑤고요. 급한 일 대신 급하지 않은 일에 매몰되기도 합니다. 그래서 우린 한발짝 물러서서 전략을 세워야 합니다.
그 목표를 달성하기 위해 무엇을 할지 정의하기, 즉 프로젝트를 성공시키기 위한 달성 과제 및 업무들을 약 3개 내외의 계층으로 나눠서 줄세워보는 것이라고 볼 수 있겠습니다.
이해를 돕기 위해 본격적으로 예제를 들어보겠습니다.
계층 1 – 목표 정하기
WBS의 1단계에서는 달성하고자 하는 최종 목표를 정의합니다. 예컨대, 이런 것들을 볼 수 있겠네요.
– 서비스 출시하기 – 매출 25% 증가시키기 – 최종 산출물 납품하기 … – 집 짓기…?
무슨 프로젝트건 간에 최종적으로 목표가 있기 마련입니다. 목표를 달성하기 위한 일련의 과정을 곧 프로젝트라고 할 수 있는 것이죠. 일상의 사소한 것도 전부요.
모두가 더 쉽게 이해할 수 있는 설명이 가능할 것 같아서 위의 리스트 중 ‘집 짓기’를 예로 들어보도록 해보겠습니다. 물론 건축 전문가가 아니기에 예시의 디테일한 부분은 살짝 신경을 덜 써주셔도 좋습니다.
자… 이제 여러분의 프로젝트 최종 목표는 집을 지어서 입주하는 것입니다.
여러분은 오는 겨울이 되기 전에 멋진 새 집으로 이사를 가고 싶고 집을 지을 돈과 인력도 준비되었습니다.
근데 이걸로 뭘 해야 멋들어진 집에 입주까지 무사히 할 수 있을까요? 다음 계층으로 넘어가봅시다.
계층 2 – 작업으로 나누기
집을 짓기 위해서는 많은 절차가 필요합니다.
집을 지을 위치를 선정하고, 그 위치의 땅을 계약해서 사고, 지반을 고르고, 집의 도면을 그리고…또…
일일히 다 열거하자면 밤을 샐지도 모릅니다.
우리는 작업의 속성에 따라 비슷한 부류의 작업들을 크게 묶어볼 수 있겠습니다.
집 짓기! – 이번 겨울까지 – 부동산 계약 관련 작업 (제일 먼저 할 것) – 건물 설계 관련 작업 (언제든 할 수 있음!) – 건축 관련 작업 (아래 작업과 같이할 수 있음!) – 자재 조달 관련 작업 (위 작업과 같이할 수 있음!) – 이사 관련 작업 (제일 나중에 해야할 것)
예시에서 크게 5가지로 속성을 나눈 것처럼 이와 같이 어떤 목표든 그것을 달성하기 위한 작업으로 나누어 볼 수 있습니다 .
이제 일일히 열거하지 않더라도 항목 별로 얼추 무엇을 해야할지 세세한 작업이 연상되지 않으시나요?
그리고 어떤 작업을 언제 하면 효율적인지, 누구에게 그 작업을 맡길지도 한눈에 볼 수 있습니다.
여기서 더욱 구체적으로 나눠 볼 수 있을거예요!
계층 3 – 더 작게 나누기
3단계에서는 2단계에서 분류한 작업을 더 세분화할 것입니다.
이제 목표를 달성하기 위해 뭘 해야하는지가 한눈에 들어오니 더 자세하게 관리할 수 있겠습니다.
처음의 ‘새 집으로 갈거야~’라는 막연한 목표가 작업 분류를 통해 누가 언제 어디서 무엇을 어떻게 할 지까지 구체화되었고 여기에 더해 각 작업간의 선후관계도 유추할 수 있습니다. 각 작업 별로 적절한 일정과 예산, 인원을 배정한 뒤에 계획대로 실행에 옮기면 됩니다.
여기까지 살펴보자면WBS는 결국 프로젝트의 설계도와 같다고 볼 수 있습니다. 설계도가 없어도 무언가 만들 수는 있지만 많이 힘들거예요.
그렇기 때문에 소규모 조직에서 WBS는 더 중요할 수 밖에 없습니다.
이 또한 WBS는 맞습니다. 아주 원초적인…
저희의 이야기를 해보죠. 여느 스타트업이 으레 그러하듯이 메인 워크스페이스 도구로 ‘노션’을 사용하고 있습니다.
사진처럼 원래는 ‘캘린더 보기’ 기능을 이용해 가볍게 사내 일정 캘린더에 일정만을 등록을 했습니다. 이때는 단순한 게시용으로 사용하면 되었으니까요. 등록되는 내용도 온갖 다양한 분류의 것들이었습니다.
저희가 제공하는 메인 서비스는 이미 체계적으로 프로세스가 짜여 있었기 때문에 일정 관리는 기한을 초과하지 않게만 하면 됐습니다.
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그러나 회사의 규모가 커지면서 프로세스가 갖춰진 통상적인 프로젝트가 아닌 프로젝트들이 생기기 시작합니다. 글을 작성하는 저 또한 사업 영역의 확장 과정에서 유입된 인력이기에 규격 외의 프로젝트를 진행했습니다.
처음으로 맡게 된 외부 프로젝트를 위해 관계사 인원이 참석하는 미팅에 가게되었고 그 곳에서 WBS를 처음 접하게 되었습니다. 신문물은 새내기의 호기심을 자극하기 충분했습니다.
이때 알게된 WBS 개념을 적용해 별도의 프로젝트 일정 관리 체계를 작성했으나 실제로 사용하지는 못했습니다.
생산성 도구의 기능을 적극 활용하기
그러던 어느 날, 노션의 데이터베이스의 속성에 상·하위, 선·후행 항목을 지정할 수 있는 관계형 데이터베이스 기능이 업데이트 되었습니다.
기능에 대한 자세한 내용 보기 링크를 클릭하면 노션 도움말 문서로 이동합니다.
이 새로운 기능을 통해 원초적인 일정 캘린더는 한층 진화하게 되는데…!
→ ‘2부 — WBS 지어보기’에서 계속됩니다.
